Liczba porządkowa w raporcie

Czasami w raporcie potrzebna jest kolejna liczba porządkowa.
W zależności od tego czy i jakie są włączone filtry i/lub sortowanie układ danych na raporcie może być różny, trudno więc taką liczbę porządkową przypisać na stałe do rekordu, musi być tworzony dynamicznie. I można to zrobić w banalnie prosty sposób.

W sekcji Szczegółów dodajemy nowe pole tekstowe, niezwiązane.

Wchodząc do arkusza właściwości tego pola, wybieramy zakładkę Dane i Źródło formantu. Pole jest niezwiązane, więc jest puste. Wpisujemy tu =1 i przechodzimy do opcji Suma bieżąca.

Wartość standardowa to Nie. Wybierając W grupie -będą sumowane wartości w ramach każdej z grup osobno.

Jeżeli wybierzemy Wszędzie – narastająca suma bieżąca będzie dotyczyć wszystkich rekordów niezależnie od grupy:

Oczywiście Sumę bieżącą można wykorzystać nie tylko do wstawiania kolejnej liczby porządkowej, można w ten sposób sumować dowolne pola z liczbami.
Niby drobiazg, ale może okazać się przydatny.


Kurs Access - formularze i raporty

 

Tworzenie raportu

Jedna z poprzednich notek przedstawiała tworzenie raportu za pomocą Kreatora raportów, teraz pora na “ręczne” tworzenie własnego raportu.
Kolejne kroki takiego tworzenia raportu pokazałam tu:
Raport Access

Otrzymamy w ten sposób prosty raport, warto więc pomyśleć, jak go zmodyfikować i rozbudować.

Przede wszystkim warto zauważyć, że nie wszystkie nazwiska autorów czy tytuły książek mieszczą się w polach. Owszem, można te pola poszerzyć czy zwiększyć ich wysokość, aby zmieściły się tam 2 lub 3 linie tekstu, ale jest to raczej mało eleganckie rozwiązanie,
w większości przypadków nie jest to przecież potrzebne. Zdecydowanie lepiej będzie skorzystać z właściwości pól tekstowych
Można powiększać w zakładce Wszystkie, zmieniając domyślną wartość Nie na Tak:

Efekt końcowy wygląda tak:

Powiększone są tylko te wiersze, które tego wymagają.

Co jeszcze można zrobić? Warto przyjrzeć  się możliwościom grupowania i sortowania:

Chcąc np. policzyć pozycje w poszczególnych działach, zaznaczamy Numer katalogowy w sekcji Szczegóły i z karty Projektowanie wybieramy Policz:

Następny krok to np. zsumowana wartość książek. Tym razem zaznaczamy Cena i z opcji Sumy wybieramy Suma.
Efekt końcowy wygląda tak:

Oczywiście można jeszcze dołożyć etykiety, wstawić podsumowanie całości na końcu raportu itp.itd. No i odpowiednio sformatować – wszystko w zależności od potrzeb.


Kurs Access 2013 od podstaw

 

Kreator raportów

Kreator raportów to narzędzie Accessa służące do tworzenia raportów. Znajdziemy je w karcie Tworzenie, w grupie opcji Raporty.

Kolejne kroki kreatora to:

  • wybór źródła raportu
    – ja z reguły wybieram kwerendę, nie tabelę. Pozwala na szybką i sprawną rozbudowę o kolejne pola.

  • wybór poziomów grupowania i ich kolejność, miejsce pól w raporcie

  • kolejność sortowania poszczególnych pól

  • wybór układu raportu

Na końcu można  jeszcze nadać tytuł raportu i po zakończeniu, obejrzeć raport

Wygląda raczej mało sympatycznie i z pewnością wymaga jeszcze pracy przy formatowaniu, rozkładzie pól itp.itd. Oczywiście można to zrobić w dowolnym momencie, przechodząc do widoku projektu.


Kurs Access 2010 esencja

 

Pole związane, niezwiązane

Każdy formularz i raport standardowo jest oparty o tabelę lub kwerendę. Widać to najlepiej w linii Źródło rekordówArkuszu właściwości.

Jeżeli źródło danych nie jest puste – poszczególne pola tego formularza/raportu odpowiadają konkretnym polom tego źródła.
W widoku projektu wygląda to tak:

Nie wszystkie jednak pola muszą być powiązane ze źródłem, mogą być również niezwiązane.

Pola mogą być też oparte o formułę wstawioną przez Konstruktora wyrażeń, np. data 

Warto tu pamiętać, że wstawiając czy edytując wartości w polach związanych, od razu zmieniamy je w tabeli, nic nie trzeba dodatkowo zapisywać jak na przykład w Excelu.

Edycja pola niezwiązanego nie wywołuje takiego efektu, ale jednocześnie wprowadzone zmiany widoczne są tylko na ekranie. Zamknięcie formularza powoduje ich utratę, chcąc je zachować, trzeba je dodatkowo zapisać w tabeli np.kodem VBA.
Ja stosuję to rozwiązanie przy dopisywaniu nowych rekordów. Umożliwia to jeszcze przed zapisaniem sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola są prawidłowo wypełnione, a jeżeli nie – zmuszenie użytkownika do ich uzupełnienia czy korekty. Najczęściej robię to na zupełnie oddzielnym, niezwiązanym formularzu


 

Kurs Access - formularze i raporty

 

Wstawianie przycisku polecenia do formularza lub raportu

Wstawianie pola tekstowego do formularza:

W identyczny sposób wstawia się przycisk polecenia do raportu, ale będzie on widoczny tylko w widoku Raportu.


 

 

 

Wstawianie pola tekstowego w formularzu lub raporcie

Wstawianie pola tekstowego do formularza:

W identyczny sposób wstawia się pole tekstowe w raporcie.


Egzamin Specjalista MS Access

 

 

Raporty

Raporty w aplikacji Access to obiekty przedstawiające dane w formie przeznaczonej głównie do drukowania. Podobnie jak formularze, mogą być oparte o tabele lub kwerendy.
Raporty nie są przeznaczone do wstawiania czy edycji danych, a jedynie do ich prezentacji w zaprojektowanym układzie.

Podstawowe widoki raportów, dostępne na karcie
Narzędzia główne-> Widok to:

    • widok raportu

      raport w formie  przeznaczonej do wyświetlenia na ekranie komputera. W tym widoku widoczne są także np.przyciski uruchamiające makra i/lub procedury VBA.
       

    • podgląd wydruku

      czyli raport tak, jak będzie drukowany.
    • widok projektu

      raport w formie możliwej do projektowania, zmian, wstawiania formantów.

Przy tworzeniu raportów wykorzystywane są przyciski dostępne na karcie Tworzenie -> Raporty.


Kurs Access 2013 od podstaw

Obiekty aplikacji Access

Podstawowe obiekty aplikacji Access:

 

  • Tabele
    miejsce, gdzie zapisywane są wszystkie dane.
  • Kwerendy
    obiekty związane z filtrowaniem i sortowaniem danych, realizowane przez wysyłanie zapytań do tabel (kodem SQL). Są też kwerendy funkcjonalne automatycznie modyfikujące/usuwające/dodające dane tabel
  • Formularze
    obiekty prezentujące dane na ekranie w przyjaznej formie graficznej. Oprócz danych można wstawiać różnego rodzaju obiekty typu przyciski, obrazy itp.
  • Raporty
    podobnie jak formularze pozwalają prezentację danych, ale w formie przystosowanej do wydruku
  • Makra
    zdefiniowane procedury automatyzujące pracę
  • Moduły
    moduły kodu VBA,  podobnie jak makra, pozwalające na automatyzację działania poszczególnych elementów aplikacji

%d bloggers like this: