Kwerenda grupująca

Kwerenda grupująca to kwerenda, która przedstawia poszczególne rekordy tabeli w formie zgrupowanej lub podsumowanej (i to nie tylko w formie sumy). Tworzona jest bardzo podobnie jak zwykła kwerenda wybierająca.

Na przykładzie wielokrotnie już cytowanej na blogu tabeli ze spisem książek:

spróbujmy policzyć ilość książek w każdym z działów.

Tworzymy nową kwerendę, która ma 2 kolumny: Dział oraz Tytuł.

Następnie w widoku projektu kwerendy, w grupie opcji Pokazywanie/ukrywanie naciskamy przycisk sumy ∑

Poszczególne pola kwerendy w widoku projektu będą od tej pory wyglądać tak:Domyślnie są one zgrupowane, ale wiersz Podsumowania ma więcej możliwości.

Wybierając np. Policz w kolumnie Tytuły oraz pozostawiając grupowanie w polu Dział,  otrzymany efekt końcowy wygląda tak:

Warto też zauważyć, że w kwerendzie zgrupowane pole Dzial nie zmieniło swojej nazwy, natomiast pole Tytul, gdzie zastosowano zliczanie, ma obecnie nazwę PoliczOfTytul. To nazwy pól, ale tak jak w każdym z obiektów Accessa,  zawsze można zmienić widoczną nazwę na bardziej przyjazną poprzez wypełnienie Tytułu pola.
W projekcie kwerendy:

W tym przypadku wstawiłam jako tytuł kolumny “Liczba tytułów” i kwerenda po otwarciu w widoku arkusza wygląda tak:

Sama nazwa kolumny nie zmieniła się, ale jej wyświetlanie na ekranie już tak. Warto stosować, gdyż w tytułach można bez problemu stosować polskie znaki z ogonkami, spacje itp.

Kurs Access - kwerendy

 

 

 

Typy danych w kodzie VBA

Początek kodu każdej funkcji to deklaracja zmiennych. Najczęściej stosowane typy danych to:

Boolean Typ logiczny.
Przyjmuje dwie wartości:
True – prawda
False – fałsz   
Integer typ całkowity.
Obejmuje liczby całkowite z zakresu -32 768 do 32 767
Long Typ całkowity długi.
Obejmuje liczby całkowite z zakresu -2 147 483 648 do
2 147 483 647
Currency Typ wautowy.
Obejmuje liczby rzeczywiste z 15 cyfr przed i 4 po przecinku
Single Typ rzeczywisty pojedynczej precyzji.
Obejmuje liczby rzeczywiste z zakresu:
od -3.402823 E38 do -1.401298E-45
oraz od 1.401298E-45 do 3.402823E38
Double Typ rzeczywisty podwójnej precyzji.
Obejmuje liczby rzeczywiste z zakresu:
od -1.79769313486231E308 do -4.94065645841247E-324
oraz od 4.94065645841247E-324 do 1.79769313486232E308
Date Typ daty.
Obejmuje daty od 1 stycznia  1900r. do 31 grudnia 9999r.
String Typ łańcuchowy często nazywany także tekstowym.
Obejmuje znaki z klawiatury – może ich być od zera do 2 bilionów
Variant Typ ogólny.
Zadeklarowanie zmiennej jako typ Variant jest w zasadzie jednoznaczne z brakiem deklaracji typu. Dostęp do danych jest jednak dłuższy i spowalnia program.  

 

Formularz ciągły

Formularz ciągły to formularz, w którym na jednym ekranie formularza wyświetlanych jest wiele rekordów.
Można go utworzyć oczywiście standardowo za pomocą Kreatora Formularzy, ale można też zbudować go samodzielnie.

Jeden ze sposobów przedstawiłam w krótkim filmiku na moim
kanale YouTube o Accessie

Ujmując to skrótowo kolejne kroki to:

    • karta Tworzenie –> Grupa Formularze –> Projekt formularza

    • w Arkuszu Właściwości Formularza zmieniamy widok domyślny na Formularz Ciągły

    • następnie pozostaje tylko sformatowanie poszczególnych formantów formularza

Formularz ciągły może być stosowany samodzielnie w aplikacji, może też być też stosowany jako podformularz.

Kurs Access - formularze i raporty

Kryteria wyszukiwania

W zależności od typu danych w danym polu kwerendy, kryteria wyszukiwania mogą być zdefiniowane w następujący sposób:

  • Tekst
    symbole zastępujące znak/ciągi znaków:
* dowolny znak lub ciąg znaków, również o zerowej długości
?
 pojedynczy znak
#
 cyfra
[A-Z]
 pojedynczy znak z listy liter alfabetu
[!A-Z]
 pojedynczy znak spoza listy liter alfabetu
[0-9]
pojedynczy znak z listy cyfr
 [!0-9] pojedynczy znak spoza listy cyfr
[ĄĘĆŚ,;]
 pojedynczy znak z samodzielnie zdefiniowanej listy znaków
[!ĄĘĆŚ,;] pojedynczy znak spoza samodzielnie zdefiniowanej listy

Jak to wygląda w praktyce? Np. tak:

Like “*a*” – rekordy zawierające literę a, wielkość liter nie ma znaczenia
Like “*#*” – rekordy zawierające cyfrę
Like “?1*2” – rekordy zawierające cyfrę na drugim miejscu i kończące się
                           cyfrą2
Like “*[ąęó]*” – rekordy zawierające jedną z liter wpisanych w nawiasie

  • Data
    kryteria wyboru daty muszą być umieszczone w hasztagach.
    Np. chcąc wyfiltrować konkretną datę wpisujemy
    #2020-11-29#.
    Dla zakresu dat będzie to wyglądało tak:
    >#2020-11-09# And <#2020-11-17#
    znaki nierówności mogą być też nieostre czyli np.
    >=#2020-11-09# And <=#2020-11-17#
    Zakres dat można też ująć w zapisie:
    between #2020-11-09# And <#2020-11-17# 
    – w tym przypadku daty krańcowe też są brane do wyszukiwania. 
    W wyszukiwaniu dat bardzo ważnym aspektem jest też format daty. Jeżeli daty w kolumnie są zapisane (niezależnie od tego, jaki jest format wyświetlania daty) również z datą i godziną, to kryterium wyszukiwania ograniczone do zapisu #2020-11-20# wyznaczy rekordy tylko z godziną 00:00 tego dnia, każda inna godzina nie spełnia kryterium. W takim przypadku konieczny jest zapis:
    >=#2020-11-20# and <#2020-11-21#
    – czyli od godziny zero 20-go do wartości dat mniejszych od godziny zero dnia 21-go.
    Ewentualnie, pamiętając o tym, że data to liczba -można wstawić dodatkowe pole w kwerendzie oparte na formule =Clng([Pole daty]) i w tym polu wpisać kryterium:
    CLng(#2020-04-16#)
  • Wartości liczbowe
    kryteria wyboru są tu proste, znane z matematyki. Działają tu wszystkie operatory matematyczne typu > czy <.
    W stosunku do wartości liczbowych można tez stosować konstrukcję Between…And…
  • Prawda/Fałsz
    tu jako kryterium wystarczy wpisać po prostu Prawda lub Fałsz. Można też zastosować wartości liczbowe:
    0 – fałsz
    -1 – prawda

Niezależnie od typu danych często pojawia się konieczność wyszukania z brakiem wartości w danym polu. Kryterium dla takich rekordów to:
Is Null – dla  pustych rekordów
Is Not Null – dla niepustych rekordów

 

 

Kurs Access - kwerendy

Filtrowanie w kwerendzie wybierającej

Filtrowanie rekordów w kwerendzie wybierającej definiowane jest w oknie widoku projektu kwerendy. 


Kryteria wyszukiwania rekordów wpisywane są w zaznaczone wiersze kwerendy. Obowiązuje tu zasada,  że kryteria wpisane w tym samym wierszu muszą być spełnione łącznie. Kolejne wiersze kryteriów są dodawane do filtrowania jako alternatywa czyli ze słowem kluczowym LUB.

Np. dla tabeli ze screenu poniżej:

spróbujmy wyfiltrować rekordy, w których Autor to Agata Christie oraz cena jest wyższa niż 20zł. Zapis kwerendy to:

a wyfiltrowane dane (czyli kwerenda w widoku Arkusza) to:

Kwerenda pokazująca rekordy, w których Autor to Agata Christie lub cena jest wyższa niż 20zł to:

w widoku Arkusza:

Oczywiście kryteria wyszukiwania nie muszą być tak ściśle określone jak w powyższych przykładach. W zależności od typu danych można je zdefiniować bardziej wieloznacznie.
Kryteria wyszukiwania

Funkcja NZ

Funkcja NZ jest moją ulubioną funkcją Accessa, często ją wykorzystuję – zarówno w wyrażeniach jak i w kodzie VBA. Funkcję można opisać jako wartość jeśli null.
Argumenty funkcji to:

    • wartość pola – wartość pobrana z tabeli, kwerendy lub wyrażenia.
      Typ danych – variant.
    • wartość jeśli null – czyli co wstawić, jeżeli wartość pola będzie nullem.
      Typ danych – variant, uzależniony od typu pola.

W praktyce najczęściej stosuje się formuły:

    • =nz(wartosc_pola;O) – dla wartości liczbowych
    • =nz(wartosc_pola;””) – dla wartości tekstowych

Odpowiednikiem funkcji nz w VBA jest funkcja o tej samej nazwie.

 

Kurs Access 2010 esencja

 

Null to nie zero

Projektując bazę danych Access (choć nie tylko, tak jest praktycznie we wszystkich systemach bazodanowych) trzeba pamiętać o tym, że puste pole tabeli ma wartość null czyli brak wartości. Nie jest to odpowiednik pustej komórki w Excelu, gdzie  w zależności od typu danych taka wartość jest uznawana za zero czy pusty ciąg tekstowy i w ten sposób może być argumentem funkcji. W Accessie jeśli w polu jest null, wstawiając pole do formuły trzeba zastosować funkcję IsNull lub nz i w ten sposób zabezpieczyć się przed błędem.
Dotyczy to zarówno wyrażeń jak i kodu VBA.

Przycisk polecenia w formularzu

Przycisk polecenia w formularzu to najczęściej stosowany wyzwalacz uruchamiający makro lub procedurę.Podobnie jak inne formanty, chcąc wstawić go do formularza wystarczy w widoku Projektu wybrać jego kontrolkę w grupie Formantów na karcie Projektowanie.

Przy włączonym przełączniku Użyj kreatora formantów  otworzy się automatycznie formularz Kreatora przycisków poleceń, w którym można wybrać jeden z najczęściej stosowanych przycisków polecenia.

Można albo skorzystać z tego kreatora albo samodzielnie ustawiamy zdarzenie związane przyciskiem. W Arkuszu właściwości w zakładce zdarzenia wybieramy Procedurę zdarzenia (czyli procedurę w kodzie VBA) lub makro.

 

Warto zwrócić uwagę, że w tym przypadku możliwości oprogramowanych zdarzeń są szersze – nie tylko kliknięcie na przycisk.

A tu krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, ilustrujący wstawianie przycisk polecenia do formularza.

 

Kurs Access - formularze i raporty

Sortowanie w kwerendzie wybierającej

Jak posortować dane w kwerendzie? Załóżmy, że mamy tabelę:

kliknij screen, aby powiększyć

Przenosimy wszystkie pola tabeli do kwerendy wybierającej:

kliknij screen, aby powiększyć

Dodatkowo można dołożyć pole obliczeniowe np.likwidujące wartość null w polu DataP. Nazwałam to pole DataPelna i wstawiłam tam funkcję DataPelna: nz(DataP;Date())

kliknij screen, aby powiększyć

Funkcja ta działa w ten sposób, że jeżeli w kolumnie DataP jest jakaś wartość, wstawia ją. Jeżeli natomiast pole jest puste – wstawia datę bieżącą. Teraz pora na sortowanie. Jeżeli chcemy posortować kwerendę wg kilku różnych kolumn – istotna jest ich kolejność. Im bardziej dana kolumna jest na lewo – tym wyższy poziom sortowania, a więc jest sortowana w pierwszej kolejności. 
W przykładzie ustawiłam sortowanie rosnąco dla kolumny Dzial, a w drugiej kolejności dla kolumny DataPelna. 

kliknij screen, aby powiększyć

Rezultat wygląda tak:

kliknij screen, aby powiększyć

Chcą zmienić kolejność sortowania czyli najpierw wg DataPelna, a następnie wg Dzialu – wystarczy przenieść kolumny w siatce kwerendy.

kliknij screen, aby powiększyć

Jeżeli posortowana kwerenda będzie ustawiona jako źródło danych dla formularza czy raportu – poszczególne rekordy będą wyświetlać się zgodnie z kolejnością sortowania kwerendy.

 

Kurs Access - kwerendy

Lista świąt w Accessie

Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z datami, istotną właściwością konkretnej daty jest to czy jest to dzień roboczy czy nie. Z zaznaczeniem sobót czy niedziel nie ma problemu – wystarczy skorzystać z funkcji WeekDay.  Pozostaje jeszcze kwestia sprawdzenia, czy nie jest to dzień świąteczny.
Moim zdaniem – najprostszym rozwiązaniem jest stworzenie tabeli świąt, w której poszczególne rekordy są datami świąt kalendarzowych. Przykładowa tabela może wyglądać tak:

Mając taką tabelę – sprawdzenie, czy dana data jest świętem (i ewentualnie jakim)  jest już proste. Można  to zrobić np. w kwerendzie z wykorzystaniem funkcji DCount (lub Dlookup).

Samą tabelę świąt można oczywiście wypełnić danymi ręcznie, ale zdecydowanie szybciej i prościej można zrobić to za pomocą procedury VBA. 
To moja propozycja kodu:

Public Sub WstawDaty()
Dim DataWielkanoc As Date
Dim RST As ADODB.Recordset
Dim DataP As Date
Dim Rok As Integer
Set RST = New ADODB.Recordset
RST.Open “TabDatySwiat”, CurrentProject.Connection, adOpenDynamic, adLockOptimistic
With RST
  For Rok = 2020 To 2025
   DataWielkanoc = Wielkanoc(Rok)
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 1, 1)
   !nazwaswieta = “Nowy Rok”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 1, 6)
   !nazwaswieta = “Trzech Króli”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DataWielkanoc
   !nazwaswieta = “Wielkanoc”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DataWielkanoc + 1
   !nazwaswieta = “2 dzień Wielkanocy”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 5, 1)
   !nazwaswieta = “1 Maj”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 5, 3)
   !nazwaswieta = “3 Maj”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DataWielkanoc + 60
   !nazwaswieta = “Boże Ciało”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 8, 15)
   !nazwaswieta = “Święto Wojska Polskiego”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 11, 1)
   !nazwaswieta = “Wszystkich Świętych”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 11, 11)
   !nazwaswieta = “Dzień Niepodległości”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 12, 25)
   !nazwaswieta = “Boże Narodzenie”
   .Update
   .AddNew
   !Data = DateSerial(Rok, 12, 26)
   !nazwaswieta = “2 dzień Bożego Narodzenia”
   .Update
  Next Rok
  .Close
End With
Set RST = Nothing
End Sub
—————————————————-
Private Function Wielkanoc(Rok As Integer) As Date
Dim Liczba As Long
Dim Krotnosc As Long
Dim i As Integer
Liczba = DateSerial(Rok, 5, Day(Minute(Rok / 38) / 2 + 56))
For i = 0 To 6
   If (Liczba – i) Mod 7 = 0 Then
     Krotnosc = Liczba – i
     Exit For
   End If
Next i
Wielkanoc = CDate(Krotnosc – 34)
End Function

W tym przykładzie tworzona  jest lista świąt na lata 2020 – 2025, można oczywiście zmodyfikować do własnych potrzeb.
Warto też zwrócić uwagę na funkcję Wielkanoc, wyznaczającą datę Wielkanocy (a tym samym powiązany z nią terminem Bożego Ciała). To święto jest nietypowe, uzależnione od terminu pierwszej wiosennej pełni księżyca w danym roku. Można je jednak też obliczyć, tak jak w podanym przykładzie funkcji.

A przy okazji – w Excelu podobna lista świąt wygląda tak:
Uniwersalna lista świąt w Excelu

 

Kurs Access - programowanie w VBA