Tworząc aplikację Access w dużym stopniu można zautomatyzować poprzez wykorzystanie wbudowanych w system kreatorów. Oczywiście nie jest to szczyt możliwości, stanowi raczej podstawę do rozbudowy i modyfikacji.
Jednym z takich kreatorów jest Kreator Formularzy – karta Tworzenie –> Formularze –> Kreator formularz.
Wszystkie formularze służą przede wszystkim do odczytu, modyfikacji, usuwania i dodawania danych. Są tak ważną częścią aplikacji Access, że mam w planach napisanie wielu notek im poświęconym.
A na początek krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, ilustrujący wykorzystanie kreatora formularzy.
Praktyka pokazuje, że zbyt duża ilość danych w tabeli Excela, powiązanych dodatkowo formułami, filtrami i stworzonymi na ich podstawie wykresami powoduje znaczne zwolnienie pracy i aż się prosi o optymalizację. Doskonałym wyjściem jest tu przejście do pracy w Accessie, który doskonale radzi sobie z przechowaniem i obróbką wielu rekordów.
Importy danych do Accessa dokonujemy w bazie danych Access, korzystając z przycisku Excel na wstędze Dane zewnętrzne.
Warto u zwrócić uwagę na wybór rodzaju pobierania danych. Do wyboru są 3 opcje importu danych:
utworzenie nowej tabeli
dołączenie danych do istniejącej tabeli
połączenie
Zaimportowaną tabelę można zmodyfikować, ustawiając w zależności od potrzeb poszczególne jej właściwości. W stosunku do tabeli połączonej możliwości takich jest mniej.
A tu krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, pokazujący taki import w praktyce.
Konkretny przykład do rozwiązania: jak wygenerować raport w Accessie z danymi wyfiltrowanymi na podstawie danych zawartych w polach formularza niezwiązanego?
Załóżmy, że mamy tabelę z katalogiem książek:
raport oparty na podstawie tej tabeli:
oraz prosty formularz niezwiązany (o nazwie FormularzSzukaj) z formantami JakiDzial i JakaCena:
Po wpisaniu w te pola np.sensacja i 15 – chcemy otrzymać raport pokazujący te książki z działu sensacja, których cena wynosi co najmniej 15zł. Pod zdarzenie przy kliknięciu przycisku Otwórz raport wprowadzamy makro:
kliknij rysunek, aby powiększyć
Warunek WHERE dla makra to w tym przypadku:
[Dzial]=[Formularze]![FormularzSzukaj]![JakiDzial] And [Cena]>=[Formularze]![FormularzSzukaj]![JakaCena]
Chcąc otworzyć nie raport tylko podgląd wydruku raportu – wystarczy zmienić atrybut Widok na Podgląd wydruku.
kliknij rysunek, aby powiększyć
Można też wybrać tu Wydruk, aby nie otwierając raportu, od razu wysłać go na drukarkę.
Zamiast makra pod przyciskiem generowania raportu można też użyć procedury VBA.
Procedura otwarcia raportu:
Private Sub Polecenie5_Click()
Dim JakiDzial As String
Dim JakaCena As Currency
JakiDzial = Me.JakiDzial
JakaCena = Me.JakaCena
DoCmd.OpenReport “Raportksiazek”, acViewReport, , “dzial='” & JakiDzial & “‘ and cena>=” & JakaCena
End Sub
Procedura otwarcia podglądu wydruku raportu:
Private Sub Polecenie5_Click()
Dim JakiDzial As String
Dim JakaCena As Currency
JakiDzial = Me.JakiDzial
JakaCena = Me.JakaCena
DoCmd.OpenReport “Raportksiazek”, acViewPreview, , “dzial='” & JakiDzial & “‘ and cena>=” & JakaCena
End Sub
Procedura bezpośredniego wydruku raportu:
Private Sub Polecenie5_Click()
Dim JakiDzial As String
Dim JakaCena As Currency
JakiDzial = Me.JakiDzial
JakaCena = Me.JakaCena
DoCmd.OpenReport “Raportksiazek”, acViewNormal, , “dzial='” & JakiDzial & “‘ and cena>=” & JakaCena
End Sub
Tabela Access to miejsce, w którym przechowywane są dane bazy danych. Warto tu pamiętać, że w odróżnieniu od innych aplikacji Microsoft Office – wprowadzonych zmian w poszczególnych polach (chodzi o dane, nie o strukturę tabeli) nie trzeba zapisywać, od razu są zatwierdzane. Nie da się tak jak np.w Excelu – wyjść bez zapisywania, aby cofnąć zmiany.
A tu kilka uwag, które sprawdzają się przy projektowaniu tabeli. Wprawdzie nie są obowiązkowe, ale doświadczenie wskazuje, że ułatwiają projektowanie i pracę w aplikacji.
nazwy kolumn powinny być jednowyrazowe, unikamy w ten sposób stosowania bardziej złożonych odwołań do tabeli z poziomu innych obiektów, kreatora wyrażeń czy kodu VBA. Prościej jest operować nazwą np.MNP, MojaNazwaPola niż [Moja Nazwa Pola].
Chcąc, aby np.w formularzu czy raporcie wyglądało to porządnie, wykorzystajmy właściwość Tytuł pola tabeli. Tu są znacznie szersze możliwości w wykorzystywaniu również znaków specjalnych, a zdecydowanie ułatwi pracę i nie wywoła konfliktów. Jeżeli Tytuł jest pusty – w widoku tabeli, czy w innych obiektach opartych na danej tabeli jest zastępowany Nazwą pola.
w widoku tabeli:
polskie znaki diaktryczne też lepiej stosować tylko w tytule kolumny niż w jej nazwie
zdecydowanie nie polecam stosowania typu danych obliczeniowych.
Jeżeli dane w którymś z pól mają być wynikiem działania jakiejś funkcji, lepiej zrezygnować z umieszczania takiego pola w tabeli i przenieść je do kwerendy. Efekt będzie taki sam, ale w ten sposób zmniejszymy rozmiar bazy danych. Tabele powinny służyć tylko do zapisywania danych.
warto definiować poszczególne właściwości pola tabeli, w zależności od typu danych i oczekiwanych wartości. Pozwoli to zmniejszenie rozmiaru bazy, usprawni jej działanie i pozwoli na wyeliminowanie błędów przy wprowadzaniu danych
Każdy tworzący aplikacje w Accessie ma swoje własne przyzwyczajenia i zasady tworzenia. Moim zdaniem nie ma tu jedynie słusznych rozwiązań, różne drogi prowadzą do tego samego celu. Owszem, są metody mniej lub bardziej optymalne, działające szybciej lub wolniej, ale najczęściej nawet nie widać różnicy, szczególnie przy prostych aplikacjach.
Ja też mam swoje przyzwyczajenia i sposoby tworzenia aplikacji – takie własne dobre praktyki. Może komuś się przyda?
nazwy tabel, kwerend i formularzy nie powinny mieć takich samych nazw. Wprawdzie od wersji Access 2007 jest to możliwe, ale jeśli odwołujemy się do jakiegoś obiektu, lepiej wiedzieć czy chodzi tu o tabelę czy kwerendę. Jeśli mamy np. tabelę Spis – warto zapisać ja pod nazwą np.TbSpis, związaną z nią kwerendę – KwSpis, a formularz – FrSpis.
W podobny sposób – wszystkie inne obiekty. W ten sposób na pewno się nie zgubimy, nawet gdy obiektów jest dużo;
żadnych polskich literek w nazwach obiektów i nazwach pól. Teoretycznie tu też nie ma zakazu, ale wszystkie te ogonki mogą być źródłem problemów. Polskie znaki diaktryczne można za to wpisywać w tytułach kolumn, pól itp. Efekt końcowy np. na formularzu będzie taki sam, a unikamy w ten sposób ewentualnych błędów przy uruchomieniu aplikacji na komputerze w innej wersji językowej;
nazwy obiektów, pól itd. lepiej gdy są jednowyrazowe. Czyli zamiast np. Marka samochodu można wykorzystać nazwę MarkaSamochodu – to metoda zapisu “na wielbłąda” lub np.Marka_samochodu. Moim zdaniem dobrze się sprawdza;
wszystkie nieprzypisane formanty na formularzu (przyciski poleceń, pola kombi itp.) powinny mieć swoje własne nazwy mniej więcej opisujące ich zawartość. Zamiast Polecenie1, Polecenie2 … lepiej stosować nazwy typu PolecenieWyjscie, PolecenieWydruk itp. Przy większej ilości formantów na pewno w ten sposób się nie pogubimy;
nie jest to regułą, ale przy wprowadzaniu danych do tabeli bardzo często stosuję pusty, niezwiązany formularz. Przy wypełnianiu poszczególnych pól stosuję kontrolę poprawności danych, a dopiero później wprowadzam dane do tabeli/tabel kodem VBA lub kwerendą.
To takie podstawy. Ja wykorzystuję na co dzień i się sprawdzają.
Przez wiele lat na platformie Blox.pl prowadziłam kilka różnych blogów, m.in. Excel, Access,VBA.
Niestety, Agora rok temu zlikwidowała to blogowisko. Wprawdzie pobrałam dane i nawet wrzuciłam je na WordPress.com, ale nie działa to tak jak chciałam. Głównie dlatego, że w swoich notkach miałam wiele screenów ilustrujących opisywane zagadnienia. Te obrazki były uporządkowane w podkatalogach, które po imporcie zniknęły trafiając do jednego wspólnego katalogu. W efekcie nie widać ich w notkach, łącza odwołujące się do innych notek też są nieaktualne. Naprawianie tego wszystkiego byłoby jednak zbyt żmudne i pracochłonne, postanowiłam więc zacząć od nowa.
Treści ze starego blogu traktuję jako archiwum, jest dostępne tu: Excel, Access, VBA
Na bieżąco pracuję już we własnej domenie marzatela.pl (są tam widoczne też linki do moich wszystkich blogów) i powoli je odtwarzam.
Przy okazji jednak postanowiłam rozdzielić Excel od Accessa.
Blog poświęcony Excelowi jest tu: My Excel Blog
Tu natomiast będą treści związane tylko z Accessem i VBA.
w widoku tabeli:
