Kreator formularzy

Tworząc aplikację Access w dużym stopniu można zautomatyzować poprzez wykorzystanie wbudowanych w system kreatorów. Oczywiście nie jest to szczyt możliwości, stanowi raczej podstawę do rozbudowy i modyfikacji.

Jednym z takich kreatorów jest Kreator Formularzy – karta Tworzenie –> Formularze –> Kreator formularz.

Wszystkie formularze służą przede wszystkim do odczytu, modyfikacji, usuwania i dodawania danych. Są tak ważną częścią aplikacji Access, że mam w planach napisanie wielu notek im poświęconym.

A na początek krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, ilustrujący wykorzystanie kreatora formularzy.


 

Import tabeli Excela do Accessa

Praktyka pokazuje, że zbyt duża ilość danych w tabeli Excela, powiązanych dodatkowo formułami, filtrami i stworzonymi na ich podstawie wykresami powoduje znaczne zwolnienie pracy i aż się prosi o optymalizację. Doskonałym wyjściem jest tu przejście do pracy w Accessie, który doskonale radzi sobie z przechowaniem i obróbką wielu rekordów.

Importy danych do Accessa dokonujemy w bazie danych Access, korzystając z przycisku Excel na wstędze Dane zewnętrzne.

Warto u zwrócić uwagę na wybór rodzaju pobierania danych. Do wyboru są 3 opcje importu danych:

      • utworzenie nowej tabeli
      • dołączenie danych do istniejącej tabeli
      • połączenie 

Zaimportowaną tabelę można zmodyfikować, ustawiając w zależności od potrzeb poszczególne jej właściwości. W stosunku do tabeli połączonej możliwości takich jest mniej.

A tu krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, pokazujący taki import w praktyce.

Tabela Access – przydatne uwagi

Tabela Access to miejsce, w  którym przechowywane są dane bazy danych.  Warto tu pamiętać, że w odróżnieniu od innych aplikacji Microsoft Office – wprowadzonych zmian w poszczególnych polach (chodzi o dane, nie o strukturę tabeli) nie trzeba zapisywać, od razu są zatwierdzane. Nie da się tak jak np.w Excelu – wyjść bez zapisywania, aby cofnąć zmiany.

A tu kilka uwag, które sprawdzają się przy projektowaniu tabeli. Wprawdzie nie są obowiązkowe, ale doświadczenie wskazuje, że ułatwiają projektowanie i pracę w aplikacji.

    • nazwy kolumn powinny być jednowyrazowe, unikamy w ten sposób stosowania bardziej złożonych odwołań do tabeli z poziomu innych obiektów, kreatora wyrażeń czy kodu VBA. Prościej jest operować nazwą np.MNP, MojaNazwaPola niż [Moja Nazwa Pola].
      Chcąc, aby np.w formularzu czy raporcie wyglądało to porządnie, wykorzystajmy właściwość Tytuł pola tabeli. Tu są znacznie szersze możliwości w wykorzystywaniu również znaków specjalnych, a zdecydowanie ułatwi pracę i nie wywoła konfliktów. Jeżeli Tytuł jest pusty – w widoku tabeli, czy w innych obiektach opartych na danej tabeli jest zastępowany Nazwą pola.

      w widoku tabeli:

       

    • polskie znaki diaktryczne też lepiej stosować tylko w tytule kolumny niż w jej nazwie
    • zdecydowanie nie polecam stosowania typu danych obliczeniowych.

      Jeżeli dane w którymś z pól mają być wynikiem działania jakiejś funkcji, lepiej zrezygnować z umieszczania takiego pola w tabeli i przenieść je do kwerendy. Efekt będzie taki sam, ale w ten sposób zmniejszymy rozmiar bazy danych. Tabele powinny służyć tylko do zapisywania danych.

    • warto definiować poszczególne właściwości pola tabeli, w zależności od typu danych i oczekiwanych wartości. Pozwoli to zmniejszenie rozmiaru bazy, usprawni jej działanie i pozwoli na wyeliminowanie błędów przy wprowadzaniu danych

 


Kurs Access 2013 od podstaw