Kwerenda grupująca

Kwerenda grupująca to kwerenda, która przedstawia poszczególne rekordy tabeli w formie zgrupowanej lub podsumowanej (i to nie tylko w formie sumy). Tworzona jest bardzo podobnie jak zwykła kwerenda wybierająca.

Na przykładzie wielokrotnie już cytowanej na blogu tabeli ze spisem książek:

spróbujmy policzyć ilość książek w każdym z działów.

Tworzymy nową kwerendę, która ma 2 kolumny: Dział oraz Tytuł.

Następnie w widoku projektu kwerendy, w grupie opcji Pokazywanie/ukrywanie naciskamy przycisk sumy

Poszczególne pola kwerendy w widoku projektu będą od tej pory wyglądać tak:Domyślnie są one zgrupowane, ale wiersz Podsumowania ma więcej możliwości.

Wybierając np. Policz w kolumnie Tytuły oraz pozostawiając grupowanie w polu Dział,  otrzymany efekt końcowy wygląda tak:

Warto też zauważyć, że w kwerendzie zgrupowane pole Dzial nie zmieniło swojej nazwy, natomiast pole Tytul, gdzie zastosowano zliczanie, ma obecnie nazwę PoliczOfTytul. To nazwy pól, ale tak jak w każdym z obiektów Accessa,  zawsze można zmienić widoczną nazwę na bardziej przyjazną poprzez wypełnienie Tytułu pola.
W projekcie kwerendy:

W tym przypadku wstawiłam jako tytuł kolumny “Liczba tytułów” i kwerenda po otwarciu w widoku arkusza wygląda tak:

Sama nazwa kolumny nie zmieniła się, ale jej wyświetlanie na ekranie już tak. Warto stosować, gdyż w tytułach można bez problemu stosować polskie znaki z ogonkami, spacje itp.


Kurs Access - kwerendy

 

 

 

Formularz ciągły

Formularz ciągły to formularz, w którym na jednym ekranie formularza wyświetlanych jest wiele rekordów.
Można go utworzyć oczywiście standardowo za pomocą Kreatora Formularzy, ale można też zbudować go samodzielnie.

Jeden ze sposobów przedstawiłam w krótkim filmiku na moim
kanale YouTube o Accessie

Ujmując to skrótowo kolejne kroki to:

    • karta Tworzenie –> Grupa Formularze –> Projekt formularza

    • w Arkuszu Właściwości Formularza zmieniamy widok domyślny na Formularz Ciągły

    • następnie pozostaje tylko sformatowanie poszczególnych formantów formularza

Formularz ciągły może być stosowany samodzielnie w aplikacji, może też być też stosowany jako podformularz.


Kurs Access - formularze i raporty

Filtrowanie w kwerendzie wybierającej

Filtrowanie rekordów w kwerendzie wybierającej definiowane jest w oknie widoku projektu kwerendy. 


Kryteria wyszukiwania rekordów wpisywane są w zaznaczone wiersze kwerendy. Obowiązuje tu zasada,  że kryteria wpisane w tym samym wierszu muszą być spełnione łącznie. Kolejne wiersze kryteriów są dodawane do filtrowania jako alternatywa czyli ze słowem kluczowym LUB.

Np. dla tabeli ze screenu poniżej:

spróbujmy wyfiltrować rekordy, w których Autor to Agata Christie oraz cena jest wyższa niż 20zł. Zapis kwerendy to:

a wyfiltrowane dane (czyli kwerenda w widoku Arkusza) to:

Kwerenda pokazująca rekordy, w których Autor to Agata Christie lub cena jest wyższa niż 20zł to:

w widoku Arkusza:

Oczywiście kryteria wyszukiwania nie muszą być tak ściśle określone jak w powyższych przykładach. W zależności od typu danych można je zdefiniować bardziej wieloznacznie.
Kryteria wyszukiwania


Przycisk polecenia w formularzu

Przycisk polecenia w formularzu to najczęściej stosowany wyzwalacz uruchamiający makro lub procedurę.Podobnie jak inne formanty, chcąc wstawić go do formularza wystarczy w widoku Projektu wybrać jego kontrolkę w grupie Formantów na karcie Projektowanie.

Przy włączonym przełączniku Użyj kreatora formantów  otworzy się automatycznie formularz Kreatora przycisków poleceń, w którym można wybrać jeden z najczęściej stosowanych przycisków polecenia.

Można albo skorzystać z tego kreatora albo samodzielnie ustawiamy zdarzenie związane przyciskiem. W Arkuszu właściwości w zakładce zdarzenia wybieramy Procedurę zdarzenia (czyli procedurę w kodzie VBA) lub makro.

 

Warto zwrócić uwagę, że w tym przypadku możliwości oprogramowanych zdarzeń są szersze – nie tylko kliknięcie na przycisk.

A tu krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, ilustrujący wstawianie przycisk polecenia do formularza.


 

Kurs Access - formularze i raporty

Pole tekstowe w formularzu

Pole tekstowe w formularzu to ten formant, w którym wyświetlane (edytowane, dodawane) są dane. Najczęściej pobierane są z tabel/kwerend (związany format formularza), ale mogą być też zupełnie niezwiązane, oparte np. na formułach.

Chcąc wstawić Pole tekstowe do formularza wystarczyć przejść do widoku projektu formularza w karcie Narzędzia główne:

a następnie – przycisk w grupie Formanty na karcie Projektowanie.

No, a potem można już w pełni korzystać z Arkusza właściwości ustawiając odpowiednie formatowanie czy też programując zdarzenia związane z tym formantem.

A tu krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, ilustrujący wstawianie pola tekstowego do formularza.


 

Kurs Access - formularze i raporty

Kreator formularzy

Tworząc aplikację Access w dużym stopniu można zautomatyzować poprzez wykorzystanie wbudowanych w system kreatorów. Oczywiście nie jest to szczyt możliwości, stanowi raczej podstawę do rozbudowy i modyfikacji.

Jednym z takich kreatorów jest Kreator Formularzy – karta Tworzenie –> Formularze –> Kreator formularz.

Wszystkie formularze służą przede wszystkim do odczytu, modyfikacji, usuwania i dodawania danych. Są tak ważną częścią aplikacji Access, że mam w planach napisanie wielu notek im poświęconym.

A na początek krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, ilustrujący wykorzystanie kreatora formularzy.


 

Import tabeli Excela do Accessa

Praktyka pokazuje, że zbyt duża ilość danych w tabeli Excela, powiązanych dodatkowo formułami, filtrami i stworzonymi na ich podstawie wykresami powoduje znaczne zwolnienie pracy i aż się prosi o optymalizację. Doskonałym wyjściem jest tu przejście do pracy w Accessie, który doskonale radzi sobie z przechowaniem i obróbką wielu rekordów.

Importy danych do Accessa dokonujemy w bazie danych Access, korzystając z przycisku Excel na wstędze Dane zewnętrzne.

Warto u zwrócić uwagę na wybór rodzaju pobierania danych. Do wyboru są 3 opcje importu danych:

      • utworzenie nowej tabeli
      • dołączenie danych do istniejącej tabeli
      • połączenie 

Zaimportowaną tabelę można zmodyfikować, ustawiając w zależności od potrzeb poszczególne jej właściwości. W stosunku do tabeli połączonej możliwości takich jest mniej.

A tu krótki filmik z mojego kanału YT o Accessie, pokazujący taki import w praktyce.

Tabela Access – przydatne uwagi

Tabela Access to miejsce, w  którym przechowywane są dane bazy danych.  Warto tu pamiętać, że w odróżnieniu od innych aplikacji Microsoft Office – wprowadzonych zmian w poszczególnych polach (chodzi o dane, nie o strukturę tabeli) nie trzeba zapisywać, od razu są zatwierdzane. Nie da się tak jak np.w Excelu – wyjść bez zapisywania, aby cofnąć zmiany.

A tu kilka uwag, które sprawdzają się przy projektowaniu tabeli. Wprawdzie nie są obowiązkowe, ale doświadczenie wskazuje, że ułatwiają projektowanie i pracę w aplikacji.

    • nazwy kolumn powinny być jednowyrazowe, unikamy w ten sposób stosowania bardziej złożonych odwołań do tabeli z poziomu innych obiektów, kreatora wyrażeń czy kodu VBA. Prościej jest operować nazwą np.MNP, MojaNazwaPola niż [Moja Nazwa Pola].
      Chcąc, aby np.w formularzu czy raporcie wyglądało to porządnie, wykorzystajmy właściwość Tytuł pola tabeli. Tu są znacznie szersze możliwości w wykorzystywaniu również znaków specjalnych, a zdecydowanie ułatwi pracę i nie wywoła konfliktów. Jeżeli Tytuł jest pusty – w widoku tabeli, czy w innych obiektach opartych na danej tabeli jest zastępowany Nazwą pola.

      w widoku tabeli:

       

    • polskie znaki diaktryczne też lepiej stosować tylko w tytule kolumny niż w jej nazwie
    • zdecydowanie nie polecam stosowania typu danych obliczeniowych.

      Jeżeli dane w którymś z pól mają być wynikiem działania jakiejś funkcji, lepiej zrezygnować z umieszczania takiego pola w tabeli i przenieść je do kwerendy. Efekt będzie taki sam, ale w ten sposób zmniejszymy rozmiar bazy danych. Tabele powinny służyć tylko do zapisywania danych.

    • warto definiować poszczególne właściwości pola tabeli, w zależności od typu danych i oczekiwanych wartości. Pozwoli to zmniejszenie rozmiaru bazy, usprawni jej działanie i pozwoli na wyeliminowanie błędów przy wprowadzaniu danych

 


Kurs Access 2013 od podstaw