Kolejny filmik z mojego kanału na YT , tym razem pokazujący jak samodzielnie, bez użycia kreatora raportów. stworzyć raport w aplikacji Access.
Kreator raportów
Kreator raportów to narzędzie Accessa służące do tworzenia raportów. Znajdziemy je w karcie Tworzenie, w grupie opcji Raporty.
Kolejne kroki kreatora to:
- wybór źródła raportu
– ja z reguły wybieram kwerendę, nie tabelę. Pozwala na szybką i sprawną rozbudowę o kolejne pola.
- wybór poziomów grupowania i ich kolejność, miejsce pól w raporcie
- kolejność sortowania poszczególnych pól
- wybór układu raportu
Na końcu można jeszcze nadać tytuł raportu i po zakończeniu, obejrzeć raport
Wygląda raczej mało sympatycznie i z pewnością wymaga jeszcze pracy przy formatowaniu, rozkładzie pól itp.itd. Oczywiście można to zrobić w dowolnym momencie, przechodząc do widoku projektu.
Share this:
Formularz ciągły
Formularz ciągły to formularz, w którym na jednym ekranie widoczne są pola z wielu rekordów, nie tylko z jednego jak w przypadku formularza pojedynczego.
Jeżeli przy tworzeniu formularza korzystamy z Kreatora formularzy, na karcie Tworzenie, w grupie opcji wybieramy Więcej formularzy → Wiele elementów.
Można też przestawić widok formularza na ciągły w Arkuszu właściwości, zmieniając widok domyślny formularza:
Tworzenie formularza ciągłego:
Efekt końcowy takiego formularza ciągłego może wyglądać np. tak:
Warto tu też zauważyć, że poszczególne rekordy na przemian mają odróżniające się kolory. Można je zmienić w widoku projektu na karcie Formatowanie, w grupie opcji Tło:
Można tam wybrać dowolny kolor lub w ogóle usunąć wyróżniania wierszy.
Share this:
Widoki formularza
Każdy formularz może występować w jednym z kilku widoków:
-
- widok formularza
W tym widoku formularz widoczny jest tak, jak widzi go użytkownik (jest to widok domyślny formularza). Można tu tylko wprowadzać wartości w dostępne pola, nie da się edytować jego struktury czy formantów
- widok układu
Widok układu formularza pozwala na obejrzenie go tak, jak widzi go użytkownik, ale jest możliwość ograniczonej zmiany jego układu. Poszczególne pola są wypełnione danymi, ale można zmienić ich format, rozszerzyć itp.
- widok projektu
Służy do projektowania formularza czyli wstawiania formantów, formatowania ich itd. W tym widoku nie są widoczne dane, a jedynie ich definicje czy nazwy pól źródła formularza.
- widok formularza
Dla formularzy ciągłych dostępne są także widoki arkusza, tabeli i wykresu przestawnego.
Share this:
Pole związane, niezwiązane
Każdy formularz i raport standardowo jest oparty o tabelę lub kwerendę. Widać to najlepiej w linii Źródło rekordów w Arkuszu właściwości.
Jeżeli źródło danych nie jest puste – poszczególne pola tego formularza/raportu odpowiadają konkretnym polom tego źródła.
W widoku projektu wygląda to tak:
Nie wszystkie jednak pola muszą być powiązane ze źródłem, mogą być również niezwiązane.
Pola mogą być też oparte o formułę wstawioną przez Konstruktora wyrażeń, np. data.
Warto tu pamiętać, że wstawiając czy edytując wartości w polach związanych, od razu zmieniamy je w tabeli, nic nie trzeba dodatkowo zapisywać jak na przykład w Excelu.
Edycja pola niezwiązanego nie wywołuje takiego efektu, ale jednocześnie wprowadzone zmiany widoczne są tylko na ekranie. Zamknięcie formularza powoduje ich utratę, chcąc je zachować, trzeba je dodatkowo zapisać w tabeli np.kodem VBA.
Ja stosuję to rozwiązanie przy dopisywaniu nowych rekordów. Umożliwia to jeszcze przed zapisaniem sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola są prawidłowo wypełnione, a jeżeli nie – zmuszenie użytkownika do ich uzupełnienia czy korekty. Najczęściej robię to na zupełnie oddzielnym, niezwiązanym formularzu
Share this:
Wstawianie przycisku polecenia do formularza lub raportu
Wstawianie pola tekstowego do formularza:
W identyczny sposób wstawia się przycisk polecenia do raportu, ale będzie on widoczny tylko w widoku Raportu.
Share this:
Wstawianie pola tekstowego w formularzu lub raporcie
Wstawianie pola tekstowego do formularza:
W identyczny sposób wstawia się pole tekstowe w raporcie.
Share this:
Kompaktowanie bazy Access
Kompaktowanie bazy danych polega na zmniejszeniu jej rozmiarów i w efekcie zdecydowanie wydajniejszą pracę.Można to zrobić za pomocą jednego z wbudowanych narzędzi Accessa.
Karta Narzędzia Bazy danych –> Kompaktuj i napraw bazę danych
Przycisk ten jest dostępny także w karcie Plik –> Informacje
Wystarczy go nacisnąć. Baza otworzy się ponownie, już skompaktowana.
Dla każdej bazy danych można też włączyć automatyczne kompaktowanie przy zamykaniu bazy danych.
Robimy to w na karcie Plik –> Opcje – Bieżąca baza danych zaznaczając checkbox Kompaktuj przy zamknięciu.
Przy kompaktowaniu bazy bardzo ważny jest jeden zasadniczy warunek: konieczny jest wyłączny dostęp do bazy tzn.nikt inny nie może w tym momencie korzystać z bazy, na wszystkich innych komputerach musi być wyłączona. Jeżeli tak nie będzie – wyświetli się komunikat podobny do tego:
Baza nie zostanie skompaktowana.
Share this:
Formularz startowy
Tworząc aplikację Accessa, z której będą korzystać inni użytkownicy (w tym także nieznający Access), musimy pamiętać, że aplikacja musi być przyjazna i łatwa w obsłudze.
Standardowy widok po otwarciu bazy to np.:
Tu akurat baza nie ma wielu obiektów, więc teoretycznie można otworzyć formularz bez parametrów wejściowych. Można jednak także otworzyć każdy inny obiekt np. tabelę lub kwerendę. Nie zawsze (a najczęściej nigdy) jest to jednak zalecane. Wprawdzie sam pasek nawigacji można schować czy ukryć, ale przy bardziej rozbudowanych bazach, z formularzami wymagającymi parametrów wejściowych, mogą pojawić się problemy.
Rozwiązaniem takiej sytuacji jest ustawienie formularza startowego, który będzie automatycznie otwierany po wejściu do bazy.
W karcie Plik wybieramy Opcje
Następnie wybieramy Bieżąca baza danych i wybieramy formularz, który ma się pojawiać po otwarciu bazy.
I już.
Share this:
Kreator tworzenia formularzy
Kreator tworzenia formularzy to narzędzie tworzące nowy formularz w aplikacji.
Ja osobiście rzadko z niego korzystam – zdecydowanie bardziej wolę sama zdefiniować wszystkie elementy formularza. Na pewno jednak może się przydać początkującym użytkownikom Accessa – od czegoś trzeba zacząć.
