Dodawanie nowego rekordu

W aplikacji Access dane są zapisywane w tabeli. Bezpośredni dostęp do tabel (zarówno w do jej projektu jak i zapisanych danych) powinien mieć jednak tylko administrator bazy. Normalny użytkownik zarówno edytować jak i dodawać/usuwać dane powinien tylko poprzez odpowiednio oprogramowane formularze.
Owszem, można normalny, oparty na kwerendzie lub tabeli formularz otworzyć w trybie dodawania, ale moim zdaniem nie jest to dobre wyjście. W takim formularzu dane trafiają od razu do tabeli, nie trzeba ich zapisywać i tracimy kontrolę nad poprawnością wprowadzanych danych. Oczywiście, można wstawić reguły poprawności, ale to, że w danym polu jakaś wartość nie da się wpisać, nie wyklucza wcale tego, że nowy rekord został dodany, choć z niepełnymi danymi. Bardzo szybko może spowodować to bałagan.

Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest formularz bez źródła danych, z niezwiązanymi polami.
Na przykład dla takiej tabeli:

dobrym rozwiązaniem może być taki formularz dodawania

Warto każde pole odpowiednio sformatować i nadać własne nazwy. To ostatnie nie jest wprawdzie konieczne, ale standardowe nazwy typu Tekst123, Tekst378 utrudnią później pracę, nazwy typu TekstTytul, czy Dzial itp. zdecydowanie ułatwią odwoływanie się  do nich w kwerendach czy kodzie VBA. Można tu też wpisać wartości domyślne – np.Data przyjecia=Date() (czyli bieżąca data systemowa).

Oczywiście też przyciski Zapisz – do zapisania danych w tabeli oraz Anuluj – do zamknięcia formularza bez zapisywania.
A jak zapisać dane? Jest tu kilka sposobów. Można uruchomić np. taką kwerendę dołączającą:

kliknij obrazek, aby powiększyć kwerendę

Poszczególne pola kwerendy to np…:
Wyr1: [Formularze]![Formularz_DodajKiazke]![TAutor]
dołaczane do pola Autor i w analogiczny sposób – kolejne. Potem wystarczy uruchomić kwerendę i dane zostają zapisane w tabeli.
Np. przez takie makro:

Oczywiście wskazane jest tu dodanie sprawdzenia czy wszystkie pola obowiązkowe są wypełnione i ewentualnie jaki typ danych  jest wpisany. No i samo uruchomienie kwerendy dołączającej spowoduje wyświetlenie komunikatów ostrzegawczych – też powinny zostać wyłączone na czas uruchomienia kwerendy.

Zdecydowanie lepszym sposobem na zapisanie danych z takiego formularza jest jednak procedura VBA.
Przypisujemy wartości poszczególnych pul formularza do zmiennych, sprawdzamy ich poprawność, a następnie wykonujemy kod SQL oparty na kodzie kwerendy dołączającej.
Przykładowy kod w tym przypadku może wyglądać tak:

Private Sub PolecenieZapisz_Click()
Dim JAutor As String
Dim JTytul As String
Dim JDzial As Long
Dim JCena As Currency
Dim JDataP As Date
Dim JBest As Boolean
Dim Kwera As String
If IsNull(Me.TAutor) Then
MsgBox “Brak autora”, vbCritical, “Brak wymaganych danych”
Me.TAutor.SetFocus
Exit Sub
Else
JAutor = Me.TAutor
End If
If IsNull(Me.TTytul) Then
MsgBox “Brak tytułu”, vbCritical, “Brak wymaganych danych”
Me.TTytul.SetFocus
Exit Sub
Else
JTytul = Me.TTytul
End If
If IsNull(Me.TDzial) Then
MsgBox “Przypisz dział”, vbCritical, “Brak wymaganych danych”
Me.TDzial.SetFocus
Exit Sub
Else
JDzial = Me.TDzial
End If
JCena = Nz(Me.TCena, 0)
JDataP = Nz(Me.TData, Date)
JBest = Nz(Me.TBestseller, False)
Kwera = “INSERT INTO TabelaKsiazki ( Autor, Tytul, Dzial, Cena, DataP, Bestseller ) ” & _
“SELECT ‘” & JAutor & “‘ AS Wyr1, ‘” & JTytul & “‘ AS Wyr2, ” & JDzial & ” AS Wyr3, ” & JCena & ” AS Wyr4, #” & JDataP & “# AS Wyr5, ” & JBest & ” AS Wyr6;”
DoCmd.SetWarnings False
DoCmd.RunSQL Kwera
DoCmd.SetWarnings True
DoCmd.Close
End Sub

Moją ulubioną metodą dopisywania rekordów jest natomiast Recordset i Add.New. To już jednak temat na zupełnie oddzielną  notkę.

 

Kwerenda wybierająca

Kwerenda wybierająca to jeden z obiektów Accessa. Zwraca ona rekordy zgodnie z ustawieniami kwerendy.
Kwerendę możemy utworzyć zarówno przez kreatora kwerend,
jak i ręcznie w widoku projektu. Obie te możliwości są na karcie Tworzenie –> Kwerendy:

W projekcie kwerendy, przechodzimy najpierw do widoku projektu i wybieramy tabelę/tabele i lub kwerendę/kwerendy, gdzie znajduje się źródło danych dla tworzonej kwerendy:

Następnie przeciągamy wybrane przez nas pola kwerendy na siatkę kwerendy:

Po przejściu do widoku Arkusza danych kwerendy :

na ekranie widzimy

Warto też sprawdzić widok SQL kwerendy.  Dobry sposób nauki SQL, przyda się też w definiowaniu kwerend kodem VBA.
W tym przypadku wygląda tak:

SELECT TabelaKsiazki.NumerKatalogowy, TabelaKsiazki.Tytul, TabelaKsiazki.Dzial
FROM TabelaKsiazki;

Oczywiście to najprostsza z możliwych kwerend wybierających, jak je rozbudować i zmodyfikować będzie tematem kolejnych notek

Kurs Access - kwerendy

 

Liczba porządkowa w raporcie

Czasami w raporcie potrzebna jest kolejna liczba porządkowa.
W zależności od tego czy i jakie są włączone filtry i/lub sortowanie układ danych na raporcie może być różny, trudno więc taką liczbę porządkową przypisać na stałe do rekordu, musi być tworzony dynamicznie. I można to zrobić w banalnie prosty sposób.

W sekcji Szczegółów dodajemy nowe pole tekstowe, niezwiązane.

Wchodząc do arkusza właściwości tego pola, wybieramy zakładkę Dane i Źródło formantu. Pole jest niezwiązane, więc jest puste. Wpisujemy tu =1 i przechodzimy do opcji Suma bieżąca.

Wartość standardowa to Nie. Wybierając W grupie -będą sumowane wartości w ramach każdej z grup osobno.

Jeżeli wybierzemy Wszędzie – narastająca suma bieżąca będzie dotyczyć wszystkich rekordów niezależnie od grupy:

Oczywiście Sumę bieżącą można wykorzystać nie tylko do wstawiania kolejnej liczby porządkowej, można w ten sposób sumować dowolne pola z liczbami.
Niby drobiazg, ale może okazać się przydatny.

Kurs Access - formularze i raporty

 

Tworzenie raportu

Jedna z poprzednich notek przedstawiała tworzenie raportu za pomocą Kreatora raportów, teraz pora na “ręczne” tworzenie własnego raportu.
Kolejne kroki takiego tworzenia raportu pokazałam tu:
Raport Access

Otrzymamy w ten sposób prosty raport, warto więc pomyśleć, jak go zmodyfikować i rozbudować.

Przede wszystkim warto zauważyć, że nie wszystkie nazwiska autorów czy tytuły książek mieszczą się w polach. Owszem, można te pola poszerzyć czy zwiększyć ich wysokość, aby zmieściły się tam 2 lub 3 linie tekstu, ale jest to raczej mało eleganckie rozwiązanie,
w większości przypadków nie jest to przecież potrzebne. Zdecydowanie lepiej będzie skorzystać z właściwości pól tekstowych
Można powiększać w zakładce Wszystkie, zmieniając domyślną wartość Nie na Tak:

Efekt końcowy wygląda tak:

Powiększone są tylko te wiersze, które tego wymagają.

Co jeszcze można zrobić? Warto przyjrzeć  się możliwościom grupowania i sortowania:

Chcąc np. policzyć pozycje w poszczególnych działach, zaznaczamy Numer katalogowy w sekcji Szczegóły i z karty Projektowanie wybieramy Policz:

Następny krok to np. zsumowana wartość książek. Tym razem zaznaczamy Cena i z opcji Sumy wybieramy Suma.
Efekt końcowy wygląda tak:

Oczywiście można jeszcze dołożyć etykiety, wstawić podsumowanie całości na końcu raportu itp.itd. No i odpowiednio sformatować – wszystko w zależności od potrzeb.

Kurs Access 2013 od podstaw

 

Pole kombi w formularzu

Pole kombi to istotny i często stosowany element formularza. Odpowiednio zdefiniowany pozwala na przypisanie do pola konkretnego elementu z listy, a tym samym zabezpiecza przed błędami przy wpisywaniu, literówkami itp. Poprzez pole kombi można także włączyć/przełączyć filtr i wyświetlić wybrane dane.

Pole kombi to obiekt, ma więc swój arkusz właściwości, a w kodzie VBA – metody i właściwości.

Można tu ustawić wszystkie parametry pola, zdefiniować go graficznie.
Z punktu widzenia funkcjonalności – najważniejsze parametry to:

    • źródło wierszy
      kolumna lub kolumny tabeli/kwerendy będąca źródłem wierszy widocznych po rozwinięciu pola kombi;
    • liczba kolumn
      w polu kombi może być wyświetlanych kilka kolumn każdego rekordu źródła danych. Standardowo jest to 1;
    • kolumna związana
      jeżeli liczba kolumn jest większa od 1, do dalszego zapisania/wykorzystania może być przekazana wartość tylko jednej z  nich. Tu wpisujemy numer kolumny związanej.

No i oczywiście cała lista zdarzeń związanych z polem kombi:

To już jednak temat na  zupełnie oddzielna notki. Tym bardziej, że każde z tych zdarzeń niesie sporo możliwości.

Kurs Access - formularze i raporty

Kreator raportów

Kreator raportów to narzędzie Accessa służące do tworzenia raportów. Znajdziemy je w karcie Tworzenie, w grupie opcji Raporty.

Kolejne kroki kreatora to:

  • wybór źródła raportu
    – ja z reguły wybieram kwerendę, nie tabelę. Pozwala na szybką i sprawną rozbudowę o kolejne pola.

  • wybór poziomów grupowania i ich kolejność, miejsce pól w raporcie

  • kolejność sortowania poszczególnych pól

  • wybór układu raportu

Na końcu można  jeszcze nadać tytuł raportu i po zakończeniu, obejrzeć raport

Wygląda raczej mało sympatycznie i z pewnością wymaga jeszcze pracy przy formatowaniu, rozkładzie pól itp.itd. Oczywiście można to zrobić w dowolnym momencie, przechodząc do widoku projektu.

Kurs Access 2010 esencja

 

Formularz ciągły

Formularz ciągły to formularz, w którym na jednym ekranie widoczne są  pola z wielu rekordów, nie tylko z jednego jak w przypadku formularza pojedynczego.
Jeżeli przy tworzeniu formularza korzystamy z Kreatora formularzy,  na karcie Tworzenie, w grupie opcji wybieramy Więcej formularzy → Wiele elementów.

Można też przestawić widok formularza na ciągły w Arkuszu właściwości, zmieniając widok domyślny formularza:

Tworzenie formularza ciągłego:

Efekt końcowy takiego formularza ciągłego może wyglądać np. tak:

Warto tu też zauważyć, że poszczególne rekordy na przemian mają odróżniające się kolory. Można je zmienić w widoku projektu na karcie Formatowanie, w grupie opcji Tło:

Można tam wybrać dowolny kolor lub w ogóle usunąć wyróżniania wierszy.

 

 

 

Widoki formularza

Każdy formularz może występować w jednym z  kilku widoków:

    • widok formularza
      W tym widoku formularz widoczny jest tak, jak widzi go użytkownik (jest to widok domyślny formularza). Można tu tylko wprowadzać wartości w dostępne pola, nie da się edytować jego struktury czy formantów

    • widok układu
      Widok układu formularza pozwala na obejrzenie go tak, jak widzi go użytkownik, ale jest możliwość ograniczonej zmiany jego układu. Poszczególne pola są wypełnione danymi, ale można zmienić ich format, rozszerzyć itp.

    • widok projektu
      Służy do projektowania formularza czyli wstawiania formantów, formatowania ich itd. W tym widoku nie są widoczne dane, a jedynie ich definicje czy nazwy pól źródła formularza.

Dla formularzy ciągłych dostępne są także widoki arkusza, tabeli i wykresu przestawnego.

 

 

 

Pole związane, niezwiązane

Każdy formularz i raport standardowo jest oparty o tabelę lub kwerendę. Widać to najlepiej w linii Źródło rekordów w  Arkuszu właściwości.

Jeżeli źródło danych nie jest puste – poszczególne pola tego formularza/raportu odpowiadają konkretnym polom tego źródła.
W widoku projektu wygląda to tak:

Nie wszystkie jednak pola muszą być powiązane ze źródłem, mogą być również niezwiązane.

Pola mogą być też oparte o formułę wstawioną przez Konstruktora wyrażeń, np. data.  

Warto tu pamiętać, że wstawiając czy edytując wartości w polach związanych, od razu zmieniamy je w tabeli, nic nie trzeba dodatkowo zapisywać jak na przykład w Excelu.

Edycja pola niezwiązanego nie wywołuje takiego efektu, ale jednocześnie wprowadzone zmiany widoczne są tylko na ekranie. Zamknięcie formularza powoduje ich utratę, chcąc je zachować, trzeba je dodatkowo zapisać w tabeli np.kodem VBA.
Ja stosuję to rozwiązanie przy dopisywaniu nowych rekordów. Umożliwia to jeszcze przed zapisaniem sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola są prawidłowo wypełnione, a jeżeli nie – zmuszenie użytkownika do ich uzupełnienia czy korekty. Najczęściej robię to na zupełnie oddzielnym, niezwiązanym formularzu

 

Kurs Access - formularze i raporty

 

%d bloggers like this: